Færsluflokkur: Bloggar

Rót vandans

Ímyndaðu þér að þú sért á gangi og allt í einu eins og af himnum ofan þýtur í átt að þér ör sem stingst á bólakaf í upphandleggin á þér. Eðlilega bregður þér og sársaukinn nístir í gegnum bullseyemerg og bein. Þín fyrstu ósjálfráðu viðbrögð eru að sjálfsögðu að taka um örina og velta fyrir þér hvað hún sé stór, skoða hvernig hún er á litinn og velta jafnvel fyrir þér hver hafi framleitt þessa ör!

Eða hvað???

Nei mér er til efs að viðbrögð þín við þessum tilbúnu og ótrúlegu aðstæðum væru eins og að framan greinir. Er ekki líklegra að þú tækir um örina og reyndir að rykkja henni úr án þess svo mikið sem að velta fyrir þér hverrar tegundar eða lögun hennar? Er ekki líklegra að ósjálfráð fyrstu viðbrögð væru að ráðast að rót vandans, því sem sársaukanum veldur með það að markmiði að minnka hann?

Líklega.

Gerum dæmið aðeins nærtækara og færum það nær raunveruleika margra kvenna. Þú vinnur of mikið, jafnvel á fleiri en einum vinnustað, eftir vinnu taka við ferðir með börnin í tómstundir, það þarf að fara í ræktina, það tekur tíma að borða hollt, nú og svo þarf makinn sinn tíma, ekki má heimilið sitja á hakanum, það þarf auðvitað allt að vera smekklegt þar innan dyra svo ég tali nú ekki um tandurhreint. Það þarf að versla inn, fara á milli verslana og finna vasann sem alls staðar er orðinn uppseldur, nú og svo þarf að fylgjast með á facebook, instragram, pintrest og helst vera pínulítið hnyttinn á twitter. Svo eru allar konur farnar að taka þátt í þríþraut, krakkarnir verða auðvitað að læra á skíði og línuskauta og fara á ylströndina þegar veður er gott.....verða ekki allir að vera í Rótarý....dæææs....þetta er aðeins brot af því sem margir brasa frá degi til dags, viku til viku. Eðlilega lætur eitthvað undan þegar álagið og atgangurinn er eins mikill og lýsingin segir til um eða jafnvel meiri. Alveg eins og örinni sem stingst á bólakaf í upphandlegginn fylgir sársauki þessu brjálæðsilega lífi sem við margar hverjar erum búin að koma okkur í.

Sársaukinn er annarskonar sá sem en örinni fylgir. Hugsanlega höfum við áhyggjur af því hvernig við eigum að púsla þessu öllu saman. Hugsanlega fylgja peningaáhyggjur – þetta kostar jú allt heilan helling. Stundum eigum við kannski erfitt með að festa svefn eða jafnvel einbeita okkur að verkefnum. Samskipti við okkar nánustu bera oft skaða af atganginum. Áunninn athyglisbrestur er tískuorð. Getur verið að þessi hlaup okkar á milli staða, milli verkefna til að koma öllu í verk sem þarf að koma í verk geri það að verkum að við eigum erfitt með að einbeita okkur, verðum gleymnar og vöðum þess vegna úr einu í annað (það kemur aldrei fyrir mig...ég þekki konu sem lendir stundum í þessu!!!).

Og hvað gerum við?

Nú auðvitað förum við á námskeið í hvernig við getum skipulagt okkur betur og þannig komið meiru í dagskrána. Förum við ekki líka í heilsubúðina og verslum okkur bætiefni til að hjálpa okkur að verða hamingjusamari, rólegri og einbeittari. Við verðum jú orkumeiri með því að æfa ennþá meira er það ekki? Við lesum enn fleiri bækur um hvernig við getum komið meiru í verk. Og berjum okkur svo niður þegar við erum sífellt þreyttar og tekst ekki að gera jafn mikið og vinkonan á facebook sem samhliða hví að hjóla hringinn í kringum landið, á heimili sem er eins og klippt úr úr Bo Bedre, prjónar eina lopapeysu á viku, labbar upp um öll fjöll á fjallaskíðum og á auk þess stillt og prúð börn sem eru alltaf að vinna til verðlauna á íþróttamótum og fá alltaf 10 í öllum prófum.

Það er þessi tilhneiging okkar að gleyma að hugsa um hver rót vandans er. Í dæminu með örina er það augljóst. Í hinu dæminu er rótin ekki alveg eins augljós. Það er því gríðarlega mikilvægt að gefa sér tíma til að komast að því hver rót vandans er. Gefa sér tíma til að taka stöðuna og meta hvað er það sem ég raunverulega vil. Hvað skiptir mig mestu máli og þannig vega og meta hverjum við getum sleppt og hverju ekki. Slaka svolítið á og hætta að bera sig saman við næsta mann.

Vandinn er að við gefum okkur ekki þennan tíma...það er fundur eftir klukkutíma og svo þarf að skutla stelpunni í ballett. Á meðan sæki ég strákinn í trommutíma og skutla honum á fótboltaæfingu. Sæki svo stelpuna og skutla henni heim. Þá er komið að því að fara sjálf á æfingu. Heim að elda mat. Svo er saumaklúbbur. Á morgun er nýr dagur og eitthvað annað sem tekur við og áður en við vitum eru mánuðurinn liðinn og svo árin.

Gefum okkur tíma áður en örin sem við skjótum sjálf í átt til okkar veldur of miklum skaða. Stöldrum við og metum hvert við erum að stefna og vinnum okkur þannig smátt og smátt út úr vítahringnum. Lærum að njóta í stað þess að þjóta!

Unnur Valborg Hilmarsdóttir

www.kvennahelgi.is


Þegar það róast

Það þarf engum að segja að hraðinn í lífi nútímamannsins hefur margfaldast á síðustu áratugum.Multitasking Við höfum í hendi okkar ótrúlegt magn upplýsinga og áreitið fylgir okkur nánast hvert sem við förum. Skilaboðin um hið fullkoma líf dynja á okkur úr öllum áttum og búa til pressu sem er ómögulegt að standa undir. Konur í dag eiga að vera í krefjandi störfum en um leið líta vel út (hafið þið prófað að reyna að léttast um nokkur kíló eftir fertugt…það er rugl erfitt og tekur engan smá tíma), hugsa vel um heimilið (það þýðir að þrífa og þvo – hvað ætli þvottafjallið sé þungt á ársbasis fyrir
 5 manna fjölskyldu þar sem allir stunda íþróttir? 2 tonn???), elda góðan mat (að halda úti matarbloggi er kostur!) og kunna að búa til bæði hrákökur og marens, já og grænan djús, eiga vel til höfð börn sem læra alltaf heima og fara með hollt og gott nesti í skólann, vera í góðu sambandi við makann, rækta sambandið við vinkonurnar, vera færar um að toppa sig milli ára í aðventukransagerð, taka þátt í hjólreiðabrjálæðinu sem tröllríður öllu, og jafnvel taka þátt í þríþraut, í það minnsta vera í gönguhóp og fara reglulega í fjallaferðir, halda garðinum vel við, senda heimagerð jólakort, stunda skíði á veturna, og svo er það sumarbústaðurinn….og hægt væri að halda áfram.

Það sér það hver heilvita maður (og kona) að það er ekki nokkur leið að standa undir þessu öllu. Í ofanálag eigum við að vera hamingjusamar og vinna í okkur sjálfum. Setja okkur markmið (meira að segja skrifa þau niður), vera meðvitaðar um langanir okkar og þrár. Fara reglulega út fyrir þægindahringinn. Vera leiðtogar í eigin lífi og séum við  með mannaforráð í okkar störfum eigum við að vera að kynna okkur nýjustu strauma og stefnur í leiðtogafræðum og vera frábærir stjórnendur. Hvenær eigum við að hafa tíma til þess spyr sá sem ekkert veit. Ég má kallast góð ef ég næ á nokkurra mánaða fresti að raspa á mér hælana í baði, hvað þá meir!

Í öllu þessu brjálæði er auðvelt að missa tökin og berast með straumnum. Taka einfaldlega við þeim verkefnum sem erill dagsins hendir að okkur og áður en við vitum af er komið kvöld og hvorki tími né orka til nokkurs annars en að hreyta ónotum í kallinn og fara örmagna í háttinn. Ég sem ætlaði að vera búin að skoða þessa grein sem vinnufélagarnir voru að tala um, eða setja mér markmið fyrir næsta ár, eða skoða hvernig mér gekk að ná markmiðunum frá því í fyrra (æ já ég hafði ekki tíma í að setja mér markmið, ætlaði alltaf að gera það þegar það róaðist – alveg rétt), ég ætlaði að vera búin að skoða þetta jóganámskeið sem Bogga frænka fór á og var svo hrifin af og kíkja á heilsubloggið með uppskriftunum að heilsudrykkjunum sem á að vera svo sniðugt að byrja daginn á (muna að kaupa gúrku og sellerí). Síðasta hugsunin áður en augun lokast rétt eftir að höfuðið leggst á koddann er hvað eftir annað: ,,Ég fer í þetta þegar það róast” og við það róast hugurinn og við hverfum inn í draumalandið.

Þegar það róast. Í alvöru. Erum við ennþá að kaupa það. Einmitt. Förum aðeins yfir þetta:  Það. Mun. Aldrei. Róast. Það verður ekki svo að við komum einn daginn til með að eiga afgangs hellings tíma sem við getum notað með sjálfum okkur til að íhuga hvaða skref við viljum stíga næst, skoða langanir og þrár, lesa greinarnar og bækurnar sem við vitum að er gott fyrir okkur að lesa, og allt hitt. Við verðum meðvitað að taka frá tíma til þessara hluta. Við verðum að setja þá á dagskrá. Það verður alltaf þvottur, eldamennska, vinna, heimanám, jól, páskar, sumarfrí…

Gefðu þér tíma fyrir þig. Taktu hann frá og smátt og smátt hættirðu að hugsa um það semdaydreaming þú ætlar að gera ,,þegar það róast”, þú verður meðvitaðri um í hvað þú verð tímanum og orkunni, þú verður við stjórnvölinn og lætur síður berast með straumköstunum sem myndast í erli dagsins. Það er léttir. Meðvitað líf er auðveldara líf og kannski geturðu þá hugsað um eitthvað annað en það sem þú átt eftir að gera rétt áður en þú hverfur inn í draumalandið. Það væri gott.

www.kvennahelgi.is


Fjöl- eða feilvinna?

 Leikur að orðum um tilhneiginguna til að hafa of mikið að gera.

Flestir kannast við enska orðið multitasking sem hefur verið þýtt á íslensku að fjölvinna. Það hefur löngum þótt agalega fínt að vera múltítaskari. Geta haldið mörgum boltum á lofti í einu – með mörg járn í eldinum. Rannsóknir sýna hins vegar að gæði vinnunnar sem unnin er með því að fjölvinna eru lakari en þegar við einbeitum okkur að einu í einu auk þess sem að hlutirnir taka lengri tíma en ella. Við teljum okkur því vera að vinna vel og spara tíma þegar við gerum fleira en eitt í einu en erum í raun réttri að hinu gagnstæða. Sjá fyrri pistil um mikilvægi þess að gera eitt í einu.

Nýverið rakst ég á orð í tímariti sem er náskylt orðinu að múltítaska. Orðið er faulty-tasking sem gæti útlagst á íslensku að feilvinna. Skilgreiningin á orðinu er „að taka að sér of mörg verkefni svo það verður nánast ómögulegt að ljúka þeim öllum vel (eða ljúka þeim yfirhöfuð)“. Þannig getur sú tilhneiging að fjölvinna hæglega orðið að feilvinnu.

Það er því ekki nóg að gæta þess að gera einungis eitt í einu, við verðum líka að gæta þess að hafa ekki of mörg járn í eldinum. Þá skiptir forgangsröðun miklu máli auk þess að vera með væntingar þeirra sem eiga hagsmuna eiga að gæta á hreinu varaðandi skilafresti og gæði verkefna svo fátt eitt sé talið.

Svo næst þegar þú ert beðin(n) um að taka að þér enn eitt verkefnið spurðu þig þá hvort þetta verkefni gæti orsakað feilvinnu af þinni hálfu.


Konur eru konum bestar

Eftirfarandi pistill birtist á vefritinu tikin.is árið 2007. Í tilefni dagsins er hann endurbirtur - óbreyttur og á alveg jafnt við í dag.

 

Karlar eru frá Mars – Konur frá Venus....eða var það öfugt? Gildir einu. Við getum öll verið sammála um að konur og karlar eru í eðli sínu ólík þó svo að grunnþarfirnar séu þær sömu. Þannig er það og þannig verður það. Enda í sjálfu sér ekki svo eftirsóknarvert að konur temji sér alla eiginleika karla og karlar alla eiginleika kvenna. Þeir geta hins vegar lært heilmikið af okkur, og líka við af þeim.

Mér finnst kominn tími í baráttunni fyrir jöfnum rétti karla og kvenna að við konur stöldrum aðeins við og lítum á nokkur atriði í fari karla sem við getum notað til þess að ná enn meiri árangri.

Konur...

-          hættum að gagnrýna hvora aðra. Hvenær sérðu hóp stráka sitja fyrir framan sjónvarpið og gagnrýna bindi eða jakkaföt þáttastjórnandans? Verum ánægðar með velgengni annarra kvenna sem koma fram á opinberum vettvangi. Þær eru sönnun þess að við getum náð langt og við ættum fremur að nota þær sem fyrirmyndir. Einbeitum okkur að inntaki þess sem þær eru að segja og lítum framhjá hvernig því er pakkað inn.

-          nýtum okkur tengslanet okkar í enn ríkara mæli. Strákarnir virðast eiga auðveldara með þetta en við konurnar. Þeir hræðast ekki að taka upp símann og biðja vin eða kunningja um að leggja sér lið við eitthvað ákveðið málefni. Biðja um greiða. Til þess er tengslanetið, til að biðja um greiða og koma málum áleiðis á skjótari máta en ella. Hættum að hræðast þetta konur! Það er ekki klíkuskapur að biðja um aðstoð. Strákarnir geta þetta, við getum það svo sannarlega líka. Nýtum okkur þekkingu vinkvenna okkar og verum „konum bestar“.

-          hættum að taka hluti persónulega. „Þetta er ekkert persónulegt“, þýðir akkúrat að það býr ekkert persónulegt að baki. Gagnrýni á störf, leiðbeiningar um það sem betur má fara í því sem við erum að gera o.s.frv. er akkúrat það sem það er. Ekkert meira, ekkert persónulegt. Það er ekki árás á þig sem persónu ef einhver segist ósáttur við það sem þú ert að gera í starfi eða vill að þú gerir hlutina á annan hátt. Við eigum eftir að lenda í árekstrum og rimmum í starfi, í pólitík og frístundum. Aðgreinum okkar persónu frá þeim árekstrum og rimmum og við komum til með að eiga miklu auðveldara með því að halda okkar striki og ná árangri. Munur á kynjunum í þessu tilliti sést greininlega í þáttum Donalds Trumps, The Apprentice. Kvennaliðin hafa oft verið við það að liðast í sundur eftir erfitt verkefni á meðan karlaliðin leggja deilur dagsins til hliðar og spila saman körufbolta. Þetta er nefnilega ekkert persónulegt!

-          hættum að draga ályktanir út frá orðum eða gjörðum annarra. Okkur konum hættir stundum til að leggja merkingu í orð viðmælanda okkar út frá látbragði, raddblæ o.s.frv. Við hugsum með okkur „hvað meinar hann/hún með þessu“ og leggjum aðra merkingu í orð viðmælandans en tilefni er til. Hættum að draga slíkar ályktanir. Spyrjum hreint út hvað viðmælandinn er að meina. Hlustum á orðin og spyrjum nánar út í þau. Þetta er sérstaklega mikilvægt í því töluvpóstfári sem nú ríkir í viðskiptum. Þar má oft túlka hluti á marga vegu. Spyrjum þangað til við skiljum hvert viðmælandinn er að fara og spörum okkur óþarfa heilabrot. Þetta er eina sviðið þar sem karlmenn hagnast á skorti á tilfinningalegu innsæi ;).

-          verum óhræddar við að vera konur. Verum óhræddar við að vera við sjálfar. Með því að hafa trú á því sem við erum að gera sýnum við umhverfi okkar að það skuli hafa trú á okkur líka. Það er allt sem til þarf.


Truflaður vinnustaður?

Betri nýting á tíma og aukið skipulag #3

Líttu í kringum þig og skoðaðu umhverfi þitt, hlustaðu. Líklegt er að þú heyrir erilinn sem fylgir því að do_not_disturb_tee2.jpgvinna í opnu rými, heyrir síma hringja, áminningarhljóðmerki í tölvum, einhver gengur hjá skrifborðinu, hlátrasköll í hinum enda rýmisins, einhver kallar á eftir einhverjum, einhver sem situr nærri þér er í símanum að tala við viðskiptavin, um leið færðu sms eða síminn þinn hringir, þú sérð á skjá númer tvö að á meðan þú leist í kringum þig hafa 3 tölvupóstar dottið inn í innhólfið og jafnvel hefur vinnufélagi sent þér skilaboð á innanhússpjallinu.

Hvort sem veruleikinn er nákvæmlega svona eða ekki má til sanns vegar færa að truflun á vinnustöðum er gríðarlega mikil sem gerir það að verkum að við eigum erfiðara með að sökkva okkur ofan í verkefni sem kemur niður á framleiðni og afköstum. Við þurfum sífellt að vera að skipta athygli okkar á milli verkefna sem krefst orku og veldur skertri einbeitingu. Rannsóknir sýna að meðal-skrifstofumaðurinn verður fyrir truflun við vinnu sína a.m.k. á 10 mínútna fresti og þegar trufluninni sleppir tekur það hann allt að því 15 mínútur að komast aftur á sama stað í verkið sem hann var að sinna þegar truflunin átti sér stað. Er það furða að við göngum stundum út um dyr vinnustaðarins og vitum ekkert í hvað dagurinn fór?

Afleiðingarnar

Í nýjasta hefti Harvard Business Review er í mjög stuttri grein greint frá athugunum á vinnulagi tveggja ólíkra einstaklinga. Annar aðilinn skiptir 277 sinnum á milli verka yfir daginn en nær með einbeitingu og aga að nýta 85% tíma síns með áhrifaríkum hætti. Hinn aðilinn er ekki eins fókuseraður en þykir góður „multitaskari“. Hann skiptir 496 sinnum á milli verka yfir daginn en þrátt fyrir þessa ofurhæfni í að gera marga hluti yfir daginn er ekki nema 33% tíma hans nýttur á próduktífan hátt. Truflunin sem þessir aðilar verða fyrir er ekki alltaf eitthvað sem þeir sjálfir geta ráðið við en hinn seinni gerir mun meira af því að „trufla sjálfan sig“ með ómarkvissum vinnubrögðum, óþarfa flakki á milli verkefna og vafri á netinu (enn ein sönnun þess að gera eitt í einu, sbr. fyrri pistil). Sumar tegundir truflana ráðum við auðvitað ekki við og verðum að bregðast við, t.d. þegar óánægður viðskiptavinur birtist eða önnur alvarlega atvik koma upp en margt af því sem truflar okkur yfir daginn er eitthvað sem við getum stjórnað.

Hvað er til ráða

  1. Lágmarkaðu truflun eins og þú getur. Þá er átt við frá hljóðmerkjum eða sjálfvirkum aðvörunum tölvunnar eða símans. Með því móti er auðveldara fyrir þig að stýra því sjálf(ur) hvenær þú skoðar póst í stað þess að láta póstinn stjórna því og þannig trufla þig við verkin (á auðvitað ekki við ef starf þitt felst í því að bregðast við pósti strax en oftast er það svo að himinn og jörð farast ekki þó fólk fái ekki svar við pósti „á punktinum“.) Skilgreindu ákveðna tíma dags sem þú skoðar póst. Hvort sem það er á hálftíma fresti eða þriggja tíma fresti þá ert þú við stjórn og getur þannig nýtt tímann inn á milli skoðana í markvissa vinnu við verkefnin sem bíða.
  2. Settu símann á hljótt hluta dagsins. Auðvitað verður að vera hægt að ná í okkur en þarf alltaf að vera hægt að ná í okkur? Með því að gefa okkur þó ekki sé nema 90 mínútur yfir daginn þar sem við getum unnið ótruflað erum við að auka afköst okkar til mikilla muna. Prófaðu og sjáðu hvort fyrirtækið/deildin fer nokkuð á hliðina.
  3. Gerðu samning við vinnufélagana. Margir samstarfsmenn hafa sammælst um að trufla ekki hvern annan á ákveðnum tíma dags til að tryggja það að þeir nái nokkrum vinnulotum yfir daginn. Í sumum fyrirtækjum er kerfið með þeim hætti að þegar fólk er með ákveðið merki á skrifborðinu sínu (flagg eða eitthvað í þá veruna) þá má ekki trufla nema í algerum neyðartilvikum.
  4. Feldu þig. Mörg fyrirtæki hafa komið upp vinnuherbergjum þar sem fólk getur farið afsíðis hluta dags til að vinna ótruflað. Ef slíkt er ekki til staðar er spurning hvað þú getur gert til að finna þér slíkt afdrep hvort sem er á vinnustaðnum eða utan hans.
  5. Farðu í mat! Margir eru alltof gjarnir á að gleypa í sig matinn fyrir framan tölvuna og ræna sig því þeim tíma sem við þurfum á að halda yfir daginn til að hlaða batteríin að nýju. Eða jafnvel það sem enn verra er, sleppa því að borða sem gerir það að verkum að einbeitingin fer út um veður og vind. Stattu upp frá skrifborðinu, fáðu þér að borða, nýttu hádegið til að spjalla við vinnufélagana, hlaða batteríin og setjast svo niður fílefld(ur) að hádegishléi loknu.
  6. Hreyfðu þig! Þetta ráð eina ferðina enn...staðreyndin er sú að með því að hreyfa okkur reglulega aukum við þol okkar fyrir áreiti og verðum þar af leiðandi einbeittari við vinnu okkar og látum síður trufla okkur. Finndu þá gerð hreyfingar sem henta þér og haltu þig við hana, ekki bara stundum, heldur alltaf. Þú munt finna muninn.

Fæst okkar komumst í dag af án nútímatækninnar við störf okkar en á stundum eru neikvæðir fylgifiskar hennar að hamla okkur frekar en hitt. Ég skora á þig að grípa i taumana og gera það sem þú getur til að taka stjórn að nýju og lágmarka truflunina sem þú verður fyrir, koma þannig meiru í verk á styttri tíma og hugsanlega með þeim hætti ná að auka jafnvægið milli vinnu og einkalífs.

Unnur Valborg Hilmarsdóttir

ACC stjórnendaþjálfari og annar eigenda Vendum, www.vendum.is

unnur@vendum.is


Gerðu eitt í einu!

Betri nýting á tíma og aukið skipulag #2

Í hröðu umhverfi viðskipta hefur í gengum tíðina þótt ansi fínt að geta gert fleira en eitt í einu. Haldiðcanstockphoto5318171.jpg mörgum boltum á lofti í sömu andrá. Vera með mörg járn í eldinum. Enska orðið „multitasking“ er í hugum margra eftirsóknarverður eiginleiki og eitthvað sem gæti orðið til þess að við kæmum meiru í verk. En er fjölvinna (multitasking) málið?

Nýlegar rannsóknir benda til þess að svo sé ekki. Mun vænlegra er að einbeita sér að einu verki í einu, ljúka því og taka svo til við það næsta. Mannsheilinn er einfaldlega ekki gerður til þess að gera fleira en eitt í einu svo vel sé. Þegar við vinnum í fleiri en einu verkefni í einu getum við ekki skilað verkefnunum sem um ræðir í eins háum gæðaflokki og ef við hefðum einbeitt okkur að einu í einu þar sem aukin orka fer í það færa athyglina frá einu máli til annars fram og til baka. Það má því færa fyrir því rök að þegar við gerum fleira en eitt í einu til þess að spara okkur tíma þá erum við í raun og veru að sóa tíma. Í það minnsta erum við ekki að nýta krafta okkar til hins ítrasta.

Nokkrar staðreyndir um „multitasking“:

  • ·         Rannsóknir sýna að 2% manna geta í raun unnið að fleiri ein einu verkefni í einu og skilað þeim jafnvel af sér og hefðu þeir unnið í einu verkefni í einu á eftir hverju öðru. Fyrir okkur hin sem falla í  98 prósentahópinn þá gerir „multitasking“ meiri skaða en gagn.
  • ·         Rannsóknir sýna að greindarvísitala lækkar um allt að 10 stig þegar unnið er að fleiri en einu verkefni í einu sem samsvarar þokunni í höfði þeirra sem verða fyrir því að mæta til vinnu ósofnir.
  • ·         Að tala í símann undir stýri (sem er ekkert annað en að multitaska) hægir á viðbrögðum ökumanns til jafns við ökumann sem ekur undir áhrifum með allt að 0,08% alkóhólmagn í blóði. Gildir þá einu hvort um er að ræða með handfrjálsum búnaði eða án.
  • ·         Rannsókn sem unnin var við háskólann í Michigan leiddi í ljós að þeir sem beðnir voru um að skrifa skýrslu og vera í sífellu að kíkja átölvupóstinn sinn um leið voru helmingi lengur að vinna skýrsluna og svara póstinum en þeir sem  luku öðru verkefninu áður en þeir tóku til við hitt.
  • ·         Framleiðni minnkar um 40% ef við erum að vinna í mörgum verkefnum í einu.
Það að vinna í mörgum verkefnum í einu veldur auk þess streitu og auknu álagi sem getur gert það að verkum að fólki finnst það sífellt verða að gera eitthvað, vera í sambandi, koma einhverju í verk. Fólk fer m.a. að gera fleira en eitt í einu þegar það slakar á fyrir framan sjónvarpið en 42% Bandaríkjamanna eru á netinu um leið og þeir horfa á sjónvarpið. 29% þeirra tala í símann um leið og þeir horfa á sjónvarp og 26% þeirra senda smáskilaboð í gegnum síma eða netið um leið og þeir slaka á fyrir framan sjónvarpið.  Þessi stöðuga streita og síaukna þörf fyrir áreiti eykur líkur á streitutengdum sjúkdómum eins og þunglyndi eða kvíða. Langvarandi streita getur einnig aukið líkur á sykursýki, ofvirkni í skjaldkirtli, lungnakrabbameini, hjartasjúkdómum, heilablóðfalli o.fl. 

Líttu upp og skoðaðu umhverfið í kringum þig. Er hvatt til fjölvinnu á þínum vinnustað? Er fólk með tvo skjái? Er fólk að tala í símann um leið og það er að svara tölvupósti eða vinna í öðrum verkefnum í tölvunni? Er fólk að gera fleira en eitt í einu í sífellu? Stóra spurningin er hvort þessi áhersla á að vera með mörg járn í eldinum í einu borgar sig?

Ef þú ert í hópi þeirra 2% sem geta multitaskað er það hugsanlegt. Fyrir okkur hin sem falla í 98% hópinn þá borgar það sig að gera eitt í einu og þannig spara sér tíma til nota í eitthvað annað, eða jafnvel stytta vinnudaginn.

Prófaðu!

Unnur Valborg Hilmarsdóttir

ACC stjórnendaþjálfari og annar eigenda Vendum, www.vendum.is

unnur@vendum.is

Heimild: http://mashable.com/2012/08/13/multitasking-infographic/


Hvað kostar að segja já?

Betri nýting á tíma og aukið skipulag #1

Flest vitum við nokkurn veginn hvað sjónvarpstækið (eða tækin) á heimilinu kostuðu okkur. En image_axd.pnghefurðu velt því fyrir þér hvað þessi sjálfsögðu tæki hafa kostað þig síðan þú keyptir þau. Og þá er ekki átt við áskriftargjöld til sjónvarpsstöðva heldur einfaldlega í formi tímans sem fer í að horfa á sjónvarpið. Nú má nýta sjónvarpið til að ýmissa gagnlegra hluta og ég er alls ekki að leggja til að fólk hætti að horfa á sjónvarpið heldur vil ég vekja fólk til umhugsunar um að allt sem við gerum „kostar“ okkur tíma. Tíma sem við gætum verið að nýta í eitthvað annað sem hugsanlegra er mikilvægara.

Sömu hugsun má færa yfir á stjórnendur og starfsmenn fyrirtækja. Oft er talað um að við þurfum að vera duglegri að segja „nei“ þegar við erum beðin um að taka að okkur verkefni. Ég er ekki endilega sammála því frekar en að mér finnist að fólk ætti að hætta að horfa á sjónvarp, heldur bið fólk um að velta fyrir sér „hvað kostar það mig að segja já?“. Og þá er líkt og í verði sjónvarpsins ekki átt við tímakaupið sem við erum á í okkar störfum heldur hverju þarf ég að fórna af mínum verkefnalista eða persónulegu athöfnum til að taka að mér eitt verkefni til viðbótar og er það þess virði?

Reynsla mín af vinnu með stjórnendum og starfsmönnum fyrirtækja í hátt í áratug hefur kennt mér að flestir hafa nóg á sinni könnu og viðbótar verkefni hafa því tilhneigingu til að „hlaðast upp í nýrri geymslu“ og lengja þannig vinnudaginn í annan hvorn endann sbr. síðasta pistil.  Við höfum minni frítíma, minni tíma til að hlaða batteríin með vinum og fjölskyldu, sinna áhugamálum o.s.frv. með tilheyrandi þreytu, ergelsi, samviskubiti og Guð má vita hvað!

Í stað þess að láta það gerast og/eða verða eftir á með verkefni eða skuldbindingar ættum við að spyrja okkur nokkurra spurninga þegar við stöndum frammi fyrir því að takast á hendur nýtt verkefni:

  1. Hvernig samræmist þetta verkefni mínum markmiðum og stefnu fyrirtækisins? Oft eru verkefni „sniðug“ í augnablik og allir spenntir að hjóla af stað en þegar mál eru skoðuð ofan í kjölinn kemur í ljós að þau samræmast ekki endilega langtímastefnu fyrirtækisins – gefum okkur tíma í upphafi til að skoða málið ofan í kjölinn og spyrja krefjandi spurninga til að spara okkur tíma síðar. Í upphafi skyldi endinn skoða!
  2. Hvað kostar að segja já? Hverju þarf ég að sleppa, ýta til hliðar eða draga úr til að koma þessu verkefni fyrir á verkefnalistanum? M.ö.o. hvar passar verkefnið inn í forgangsröðun mína? Nánar um forgangsröðun.
  3. Hvers er vænst? Hvaða væntingar gerir minn yfirmaður og/eða aðrir hagsmunaaðilar um úrlausn verkefnisins og annarra verkefna á mínum lista, gæði þeirra, forgang o.s.frv.? Oft á tíðum hlaupum við af stað og höldum að þessu eða hinu verði að vera lokið fyrir þennan tíma eða hinn, með þessum hætti eða hinum. Staðfestum væntingarnar til að við séum viss um að við séum að vinna við það sem mestu máli skiptir í hvert og eitt sinn.
  4. Get ég sameinað þetta verkefni einhverjum öðrum sem ég hef á minni könnu og þannig náð fram samlegðaráhrifum? Lotuvinna eða það að vinna að líkum verkefnum í kjölfar hvers annars getur sparað okkur tíma við að setja okkur inn í mál, viða að okkur gögnum og hugsanlega kalla saman marga ólíka fundi. Þannig má hafa mikil áhrif á hvernig dagurinn nýtist.
  5. Ert þú örugglega rétti aðilinn? Er einhver annar sem gæti hugsanlega tekið að sér eitthvað af þeim verkefnum sem fyrir eru á mínum verkefnalista? Vertu viss um að þú sért ekki að taka að þér verkefni bara af því að þú er sá/sú sem „hendi var næst“ heldur af því að þú ert raunverulega besti aðilinn til að ljúka verkefninu farsællega og/eða getir fært að borðinu aukið virði með því að vaxa við það að ljúka verkefninu. Ef ekki, hafðu orð á því! Það sparar þér og öðrum tíma og erfiði. Við ættum öll að fá tækifæri til að vinna að verkefnum sem við erum BEST í að vinna. juggling.jpg

Í nútíma samkeppnisumhverfi á vinnustöðum geta starfsmenn ekki leyft sér þann lúxus að segja NEI við verkefnum. En þó er það mjög algengt þegar fólk sest niður og veltir fyrir sér hvað það þarf að gera til að ná meiri árangri í starfi. „Ég verð að vera duglegri að segja nei!“ er mantra mjög margra. Í stað þess að segja NEI veltu fyrir þér hvað það kostar að segja JÁ og ræddu þann kostnað við þá sem í kringum þig eru. Með því móti nálgast þú verkefni dagsins af yfirvegun og stjórn og gefur þér tækifæri til að forgangsraða í stað þess að grípa viðstöðulaust þá bolta sem hent er að þér sem óhjákvæmilega endar með því að einhverjir lenda í gólfinu.


Í næstu pistlum verður haldið áfram að skoða leiðir til að nýta tímann betur og auka skipulag.


Unnur Valborg Hilmarsdóttir
ACC stjórnendaþjálfari og annar eigenda Vendum, www.vendum.is
unnur@vendum.is


Tímastjórnun og geymslutiltekt

Fæstir sem ég þekki eiga tómar geymslur. Staðreyndin er sú að flest okkar hafa tilhneigingu til að geymslafylla þær geymslur sem við höfum úr að moða af mis þörfu dóti og drasli. Með tímanum fyllist geymslan, svo háaloftið, þar næst bílskúrinn þangað til einn daginn við fáum nóg, hreinsum út, förum í Kolaportið eða leggjum okkar af mörkum til Rauða krossins og skilum nýtilegu dóti í nytjagáma. Því stærri geymsla þeim mun meira dót.

Tíminn er í raun eins og geymsla. Því meira sem ég hef af honum því líklegri er ég til að gefa mér lengri tíma í verk sem ég gæti vandalítið lokið á skemmri tíma. Ég nota þessa samlíkingu gjarnan með þeim viðskiptavinum minna sem vinna langan vinnudag og/eða tvískipta vinnudeginum með því að fara heim á milli 17 og 18, sinna heimilinu, hjálpa börnunum með heimanámið, mata þau og hátta og setjast svo niður aftur til að halda áfram að vinna og þá jafnvel til miðnættis. Það kann að koma einhverjum á óvart en þetta mynstur er gríðarlega algengt. Íslendingar ku jú vinna hvað lengstan vinnudag nágrannaþjóða okkar en einhvern veginn er framleiðnin ekki í takt við tímann sem varið er í vinnu því eins og kom fram á nýafstöðnu viðskiptaþingi er framleiðni á íslandi mun lakari en hjá þeim þjóðum sem við berum okkur saman við í öllum geirum nema sjávarútvegi.

Það er því ekki samasemmerki á milli þess að vinna langan vinnudag og koma miklu í verk. Mín kenning er sú að með því að venja okkur á það að vinna langan vinnudag venjum við okkur um leið á ákveðið vinnulag sem hefur áhrif á hvernig við forgangsröðum og hve miklum tíma við verjum til ákveðinna verka. Ég hef heyrt fólk segja „ég geymi ákveðna tegund verkefna til kvölds af því að ég er vön/vanur að vinna þau á kvöldin“, eða „af því að ég er svo oft truflaður/trufluð yfir daginn“, eða „af því að ég er á fundum allan daginn og hef ekki tíma til að „vinna““. Fólk er sem sagt búið að fá sér auka geymslu og byrjað að hrúga dóti þar inn án þess að jafnvel að átta sig á því. Skiptir engu hvort geymslan bætist aftan við vinnudaginn og lengir hann fram yfir kvöldmat, bætist við að kvöldi þegar börnin eru komin í ró, eða bætist framan við vinnudaginn.

Ég ætla að leyfa mér að vera hreinskilin. Það er ekki tímastjórnunarráð að vinna lengri vinnudag! Það er hættulegur gálgafrestur því með því móti fáum viðekki þá hvíld og örvun sem við þurfum á að halda á milli vinnulota. Við fáum ekki tækifæri til að rækta sambönd við fólkið sem í kringum okkur er og er eitt lykilatriða í vellíðan og góðri heilsu. Við sinnum ekki áhugamálum okkar sem hafa sama tilgang og svo mætti lengi telja.

Hvað ef þú gefur þér EKKI þennan auka tíma að kvöldi eða seinnipart dags eða snemma morguns? Hversu miklar líkur eru á að þú náir að ljúka einhverjum þessara verkefna að hluta eða jafnvel alveg á meðan á vinnudeginum stendur? Í stað þess að stækka geymsluna að leita leiða til að ráðast að rót(um) vandans, hver svo sem hann er. Ef þú situr of marga fundi. Hvað geturðu gert til að fækka þeim/stytta þá? Ef þú verður fyrir of mikilli truflun á meðan á vinnudeginum stendur. Hvað geturðu gert til að lágmarka þá truflun? O.s.frv. Sumt er hugsanlega erfitt að eiga við en reynsla mín hefur kennt mér að flestir geta gert breytingar á sínu vinnulagi sem gerir það að verkum að við gefum okkur tíma til að hlaða batteríin og mætum fersk til vinnu að morgni, tilbúin til að takast á við verkefni dagsins.

Í  næstu pistlum verður farið yfir nokkur góð ráð til að nýta vinnudaginn betur og taka þannig smátt og smátt til í geymslunni, ná betra jafnvægi, auknum afköstum yfir daginn og betri hvíld að vinnudegi loknum.

Unnur Valborg Hilmarsdóttir
ACC stjórnendaþjálfari og annar eigenda Vendum, www.vendum.is
unnur@vendum.is


Rauði sokkurinn í suðuvélinni

red-sock.jpgFlest höfum við lent í því að setja litaða flík í þvottavélina með ljósum þvotti. Afleiðingarnar geta verið skelfilegar. Fallega hvíta blússan þín fær  bleikleita slikju eða öll þvottastykki heimilisins bláleitan blæ. Einn litaður barnasokkur getur ef ekki er varlega farið smitað út frá sér og eyðilagt fulla þvottavél af annars fullkomlega nothæfum þvotti nú eða gert það að verkum að við þurfum að leggja bómullarefni í klór til að hvítta þau að nýju. Sumt verður nokkurn veginn eins og nýtt en annað ber aldrei sitt barr að nýju. Við höfum því lært að það borgar sig að gæta sín vel á því hvað sett er saman í þvottavélina því annars lendum við í vandræðum.


Með sama hætti og ein lítil lituð flík getur haft mikil áhrif á umhverfi sitt í þvottavélinni höfum við áhrif á umhverfi okkar með framkomu okkar og samskiptum okkar við annað fólk. Oft þarf ekki nema eitt lítið orð eða setningu sem hefur svo neikvæð áhrif að annars góð samskipti fram til þessa litast af þessu litla atviki. Alveg eins og lítill rauður barnasokkur getur eyðilagt heila vél smitum við út frá okkur með hegðun okkar og framkomu. Sumt er jafnvel aldrei hægt að laga.


Við gætum þess vel hvað við setjum saman í þvottavélina en gætum við þess nægilega vel hvernig við komum fram við starfsfólk okkar og samstarfsmenn? Er okkar hegðun hugsanlega að smita út frá sér með neikvæðum afleiðingum, oft svo slæmum að erfitt er að laga þær að nýju.


Stjórnendur þurfa að hafa íhuga að það skap sem við erum í þegar við göngum inn um dyrnar á vinnustaðnum að morgni er líklega það skap sem starfsmenn okkar eru í þegar þeir ganga út um dyrnar að kvöldi. Við smitum út frá okkur. Spurningin er: „hverju ert þú að smita út frá þér?“. Þú setur ekki rauðan sokk á suðu með ljósum þvotti. Með sama hætti má spyrja: „hvernig nálgast þú erfið  mál á vinnustaðnum?“ er hugsanlegt að í einhverjum af þeim málum sértu rauði sokkurinn í suðuvélinni?


Unnur Valborg Hilmarsdóttir
Stjórnendaþjálfari og eigandi Vendum, www.vendum.is
unnur@vendum.is


Forgangsröðun verkefna

todo.jpgEitt lykilatriða árangursríkrar tímastjórnunar er markviss forgangsröðun. Margir hafa á orði þegar þeir eru búnir að gera lista með þeim verkefnum sem á dagskrá eru að mjög erfitt sé að forgangsraða. Flest öll verkefnin sem ég er með á minni könnu eru mjög mikilvæg. Gott og vel. Það er líklegt að svo sé enda ekki miklar líkur á að fólk vinni að verkefnum sem engu máli skipta. En staðreyndin er sú að það er alltaf hægt að forgangsraða ef við bara neyðum okkur til þess. Með því að gera það tryggjum við að vinna okkar sé eins markviss og mögulegt er. Prófaðu þessi þrjú ráð þegar þú rekst á forgangsröðunarvegginn:

  1. Ímyndaðu þér að fundur sem þú áttir bókaðan falli skyndilega niður og þú hefur óvæntan tíma til ráðstöfunar. Í hvaða verkefni grípur þú fyrst? Líkur eru á að það sé mikilvægasta verkefnið. Líttu þó gagnrýnum augum á það sem fyrst kemur upp í hugann því vel má vera að það sem fyrst verður fyrir valinu sé það verkefni sem þér finnst skemmtilegast. Því miður þá er það ekki svo að skemmtilegustu verkefnin séu endilega mikilvægust.
  2. Ímyndaðu þér að hið ótrúlega gerist. Yfirmaður þinn kemur brosandi til þín og tilkynnir þér að hann hafi ákveðið að veita þér auka starfsmann til aðstoðar í einn dag. Viðkomandi starfsmaður er öllum hnútum kunnugur og getur gengið í öll þín verkefni. Í hvaða verkefni seturðu þennan aðila. Aftur eru líkur á því að þau verkefni séu svo mikilvægustu (varnaðarorð úr fyrsta lið eiga einnig við í þessu tilfelli. Gættu þess að setja viðkomandi ekki í þau verkefni sem þér finnst leiðinlegust).
  3. Farðu skipulega niður listann og berðu saman tvö verkefni í einu og spurðu þig, hvort er mikilvægara. Taktu svo næstu tvö og koll af kolli þar til þú hefur farið í gegnum allan listann. Að þeirri yfirferð lokinni ættir þú að vera með mikilvægustu atriðin efst.

 

Þegar forgangsröðun listans er lokið ertu betur í stakk búin(n) til að takast á við daginn. Þú ert líklegri til að vinna í þeim verkefnum sem raunverulega skipta máli, þú heldur einbeitingu og stýrir degi þínum frekar en að láta aðra stýra því í hvað þú verð tíma þínum. Þú ert líklegri til að fara heim í lok dags með þá hugsun í kollinum að þú hafir raunverulega komið einhverju í verk í dag. Það er góð tilfinning.

Unnur Valborg Hilmarsdóttir

Stjórnendaþjálfari og eigandi Vendum, www.vendum.is

unnur@vendum.is


Næsta síða »

Innskráning

Ath. Vinsamlegast kveikið á Javascript til að hefja innskráningu.

Hafðu samband