Forgangsröðun verkefna

Eitt lykilatriða árangursríkrar tímastjórnunar er markviss forgangsröðun. Margir hafa á orði þegar þeir eru búnir að gera lista með þeim verkefnum sem á dagskrá eru að mjög erfitt sé að forgangsraða. Flest öll verkefnin sem ég er með á minni könnu eru mjög mikilvæg. Gott og vel. Það er líklegt að svo sé enda ekki miklar líkur á að fólk vinni að verkefnum sem engu máli skipta. En staðreyndin er sú að það er alltaf hægt að forgangsraða ef við bara neyðum okkur til þess. Með því að gera það tryggjum við að vinna okkar sé eins markviss og mögulegt er. Prófaðu þessi þrjú ráð þegar þú rekst á forgangsröðunarvegginn:

1. Ímyndaðu þér að fundur sem þú áttir bókaðan falli skyndilega niður og þú hefur óvæntan tíma til ráðstöfunar. Í hvaða verkefni grípur þú fyrst? Líkur eru á að það sé mikilvægasta verkefnið. Líttu þó gagnrýnum augum á það sem fyrst kemur upp í hugann því vel má vera að það sem fyrst verður fyrir valinu sé það verkefni sem þér finnst skemmtilegast. Því miður þá er það ekki svo að skemmtilegustu verkefnin séu endilega mikilvægust.
2. Ímyndaðu þér að hið ótrúlega gerist. Yfirmaður þinn kemur brosandi til þín og tilkynnir þér að hann hafi ákveðið að veita þér auka starfsmann til aðstoðar í einn dag. Viðkomandi starfsmaður er öllum hnútum kunnugur og getur gengið í öll þín verkefni. Í hvaða verkefni seturðu þennan aðila. Aftur eru líkur á því að þau verkefni séu svo mikilvægustu (varnaðarorð úr fyrsta lið eiga einnig við í þessu tilfelli. Gættu þess að setja viðkomandi ekki í þau verkefni sem þér finnst leiðinlegust).
3. Farðu skipulega niður listann og berðu saman tvö verkefni í einu og spurðu þig, hvort er mikilvægara. Taktu svo næstu tvö og koll af kolli þar til þú hefur farið í gegnum allan listann. Að þeirri yfirferð lokinni ættir þú að vera með mikilvægustu atriðin efst.

 

Þegar forgangsröðun listans er lokið ertu betur í stakk búin(n) til að takast á við daginn. Þú ert líklegri til að vinna í þeim verkefnum sem raunverulega skipta máli, þú heldur einbeitingu og stýrir degi þínum frekar en að láta aðra stýra því í hvað þú verð tíma þínum. Þú ert líklegri til að fara heim í lok dags með þá hugsun í kollinum að þú hafir raunverulega komið einhverju í verk í dag. Það er góð tilfinning.

Unnur Valborg Hilmarsdóttir

Stjórnendaþjálfari og eigandi Vendum, www.vendum.is

[e-mail]