Verkefnalisti dagsins

Byrjum á spurningakeppni....Hvað er það algengasta sem stjórnendur vilja vinna með þegar þeir leita aðstoðar stjórnendaþjálfara???

Ef þú svaraðir tímastjórnun þá hefur þú rétt fyrir þér. Þá tala ég út frá minni reynslu úr störfum mínum með stjórnendum undanfarin ár.

Þegar farið er að skoða hvers vegna tíminn er af svo skornum skammti í störfum stjórnenda þá kemur oft í ljós að vandinn sem er undirliggjandi er einhver allt annar en birtingarmynd hans er slæm nýting á tíma (í þessari setningu má hæglega skipta orðinu vandi út fyrir tækifæri – prófaðu!). Stundum kemur í ljós að stjórnandinn mætti gera mun meira af því að dreifa valdi- og verkefnum, í einhverjum tilfellum þarf viðkomandi að auka samskiptahæfni sína, jafnvel spyrja sig hvort hann er með rétta fólkið í teyminu sínu eða hvort hann treysti fólkinu sínu nægilega vel og ef ekki hver er þá ástæðan fyrir því. Og svo mætti lengi telja. Vandamálið sem stjórnandinn upphaflega vildi vinna með og takast á við er í raun ekki vandamál heldur birtingarmynd og þegar sú staðreynd er komin upp á borðið er hægt að takast á við það sem raunverulega færir viðkomandi aukinn árangur.

Stundum eru tækifærin til úrbóta hinsvegar sáraeinföld og snúa i raun og veru að tímastjórnun og skipulagi. Það er ótrúlegt hvað eins einfaldur hlutur og verkefnalisti dagsins getur skilað miklu. Margir nýta sér blessaðan „to do“ listann í sínum störfum en ná einhvern veginn ekki alveg tökum á honum. Ef þú ert í þeirra hópi, prófaðu þá eftirfarandi:

1. Gerðu verkefnalistann við lok vinnudags svo hann bíði þín tilbúinn á borðinu þegar til vinnu er komið daginn. Ef hann er ekki tilbúinn er meiri hætta á að þú hlaupir í „einhver“ verkefni sem kastað er til þín þegar vinnudagurinn byrjar en þau verkefni eru ekki endilega þau mikilvægustu eða þau sem þú ættir að vera að vinna í. Áður en þú veist af er vinnudagurinn búinn og þú ferð heim með enn lengri verkefnalista og hugsunina „hvað gerði ég eiginlega í dag“ í kollinum.
2. Notaðu það form fyrir verkefnalistann sem hentar þér best. Hvort sem það er word-skjal, task listi í tölvunni , listi í þar til gerðum tölvukerfum (t.d. http://www.rememberthemilk.com/ )eða handskrifaður listi. Það sem virkar fyrir aðra virkar ekki endilega fyrir þig. Margir vilja eyða þeim atriðum sem lokið er, aðrir vilja sjá þau á blaði og upplifa sigurinn við að horfa yfir blað með útstrikuðum atriðum sem gefa til kynna afkasta mikinn dag. Sumir vilja hafa listann í snjallsímanum til að geta alltaf haft hann með sér eða aðrir vilja skilja hann eftir á skrifborðinu til að fá „hvíld“ frá honum að kvöldi. Prófaðu þig áfram og finndu það form sem hentar þér best.
3. Nýttu listann til að forgangsraða. Ekki falla í þá gryfju að forgangsraða eingöngu eftir skilafrestum verkefna heldur líka út frá því hvaða atriði á listanum færa þig hraðast í átt að mikilvægustu markmiðunum þínum.
4. Veldu 3-5 allra mikilvægustu atriðin af listanum og settu þau í algeran forgang, sama hvaða óvæntu atburðir koma upp. Þessu verður að vera lokið í lok dags – gæti kallað á að þú þyrftir að segja nei við einhverju eða stilla væntingar til skila annarra verkefna af.
5. Taktu upp niðurskurðarhnífinn þegar þú hefur lokið forgangsröðuninni og skerðu 20% af listaum neðan frá. Þau atriði sem lenda neðst eru eðli málsins samkvæmt þau síst mikilvægu. Bara það að strika þau út gefur þér aukið rými til að vinna í þeim atriðum sem raunverulega skipta máli.

 

Einhver kann að hugsa með sér: „já en verkefnin mín eru öll svo mikilvæg. Það er mjög erfitt fyrir mig að forgangsraða, það er allt svo mikilvægt sem ég er að gera – hvað þá að ég geti strikað út neðstu 20 prósentin þegar ég þó hef bögglast í gegnum forgangsröðunina.“ Ef þessar hugsanir eiga við um þig fylgstu þá með næsta pistli sem fjallar um hagnýt ráð til að forgangsraða.

Unnur Valborg Hilmarsdóttir
Stjórnendaþjálfari og eigandi Vendum, www.vendum.is
[e-mail]

Athugasemdir

[Jósef Smári Ásmundsson, 31.1.2013 kl. 13:14]

Sæl Unnur.Ég var að læka þetta á Facebook síðuna mína vegna þess að mér finnst þessi fræði eigi erindi til allra.Fékk mikinn áhuga á stjórnun þegar ég var í háskólanum í reykjavík í iðnfræði.Mér finnst að fyrirtæki og stjórnendur(líka landsstjórnendur)eigi í ríkari mæli að notfæra sér þessa þjálfun sem þú og þitt fyrirtæki býður upp á.

[Unnur Valborg Hilmarsdóttir, 31.1.2013 kl. 13:40]

Bestu þakkir Jósef